นโยบายนี้จะต้องใช้ประกอบกับนโยบายเรื่องความเป็นส่วนตัวของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด
วัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์ในการจัดทำนโยบายนี้ก็คือเพื่อที่จะทำให้แน่ใจว่าเอกสารและบันทึกของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด ได้รับการดูแลรักษาอย่างเหมาะสมและไม่ถูกจัดเก็บไว้เป็นระยะเวลานานกว่าที่จำเป็นจะต้องปฏิบัติตามหลักการว่าเรื่องข้อจำกัดของข้อมูล
มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ดยอมรับว่าการบริหารจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพของตนเองเป็นเรื่องที่จำเป็นที่จะต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันตามกฎหมายและภาระผูกพันภาคบังคับและเพื่อที่จะก่อให้เกิดการบริหารจัดการโดยรวมของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ดที่มีประสิทธิผล
เอกสารนี้จะระบุถึงกรอบการดำเนินงานของนโยบายซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการที่มีประสิทธิผลประสบความสำเร็จและได้รับการตรวจสอบ
ประโยชน์ที่จะได้รับ
ประโยชน์ที่จะได้รับจากการบริหารจัดการเอกสารและบันทึกที่มีประสิทธิผลจะมีดังต่อไปนี้
- ปกป้องบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด
- ทำให้แน่ใจว่า เมื่อใดก็ตามที่จำเป็น เราสามารถนำเอาข้อมูลกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- เป็นการแสดงให้เห็นว่าเราได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดภาคบังคับ และ
- ลดความเสี่ยงที่จะทำให้เกิดการสอบสวนและการดำเนินคดี
ขอบเขตของนโยบาย
นโยบายนี้จะถูกนำไปปรับใช้กับเอกสารและบันทึกทั้งหมดไม่ว่าจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือรูปแบบอื่นใด นโยบายนี้ยังนำไปใช้กับบันทึกที่บุคคลภายนอกเป็นผู้บริหารจัดการในนามของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด
ตารางการเก็บรักษาข้อมูล
ตารางการเก็บรักษาข้อมูลที่มาพร้อมกับนโยบายนี้จะเป็นตัวกำหนดระยะเวลาซึ่งใช้ในการเก็บรักษาเอกสารและบันทึกที่สำคัญของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด การดำเนินงานในส่วนนี้จะเป็นไปตามข้อกำหนดภาคบังคับตลอดจนวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งได้รับการยอมรับโดยทั่วไป
รายการของประเภทเอกสารและบันทึกในตารางการเก็บรักษาข้อมูลไม่ถือเป็นข้อมูลที่ละเอียดครอบคลุม หากไม่มีข้อมูลของเอกสารหรือบันทึกอย่างใดอย่างหนึ่งปรากฏอยู่ในตาราง ก็ควรที่จะขอรับคำแนะนำเรื่องระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลจากเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล
ความรับผิดชอบของพนักงาน
มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด คาดหวังให้พนักงานทุกคนและบุคคลภายนอกไม่ว่ารายใดก็ตามที่ได้ทำสัญญาให้บริการกับ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด ถือปฏิบัติดังต่อไปนี้
- เก็บรักษาเอกสารและบันทึกใดๆ ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนเองโดยใช้ระยะเวลาในการเก็บรักษาตามที่ปรากฏอยู่ในตารางการเก็บรักษาข้อมูล
- ปกป้องเอกสารและบันทึกที่เป็นความลับ/มีเอกสิทธิ์รวมทั้งเอกสารและบันทึกที่มีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด
การทำลายบันทึก
ขอให้ใส่ใจในการเลือกวิธีการทำลายเอกสาร จะมีแค่เพียงเอกสารและบันทึกที่มีข้อมูลที่ไม่ละเอียดอ่อนเท่านั้นที่อาจจะทิ้งลงถังขยะ เอกสารใดๆ ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เป็นความลับก็ควรที่จะทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
การทำลายบันทึกที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำลายจนไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับคืนมาได้ ทั้งนี้ เราควรที่จะดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่สำรองไว้และสำเนาทั้งหมดถูกทำลายไปพร้อมด้วย
การระงับการทำลายไว้ชั่วคราว
หาก มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด ถูกฟ้องร้อง หรือถูกสอบสวนโดยหน่วยงานที่มีอำนาจในการควบคุมของรัฐบาล ก็ไม่ควรที่จะทำลายบันทึกหรือเอกสารไม่ว่าอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม ถึงแม้ว่าตารางการเก็บรักษาเอกสารจะระบุไว้ว่าควรที่จะทำลายก็ตาม
เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลจะเป็นผู้รับผิดชอบในการแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งในการระงับการทำลายเอกสารหรือบันทึกในกรณีนี้
การรายงานเรื่องการกระทำผิด
ในกรณีที่มีการละเมิดนโยบายฉบับนี้ หรือมีการดำเนินการที่พิจารณาแล้วเห็นว่าไม่สอดคล้องกับนโยบาย ก็ควรที่จะแจ้งให้เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลและผู้อำนวยการแผนกไอทีทราบ
ตารางการเก็บรักษาข้อมูล
| ประเภทของเอกสาร/บันทึก | หมวดหมู่ | ระยะเวลาในการเก็บรักษาภาคบังคับ | ระยะเวลาในการเก็บรักษาของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด | ข้อมูลอ้างอิง | |||||
| มหาวิทยาลัยและการเงิน | |||||||||
| เอกสารจดทะเบียนของ มหาวิทยาลัยนานาชาติแสตมฟอร์ด | บันทึกของมหาวิทยาลัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | มาตรา 1116 ของประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ พ.ศ. 2468 และฉบับแก้ไข (“ป.พ.พ.”) | ||||||
| รายงานการประชุมและมติของคณะกรรมการมหาวิทยาลัย | บันทึกของมหาวิทยาลัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | มาตรา 1207 ของป.พ.พ. | |||||
| รายงานประจำปี | บันทึกของมหาวิทยาลัย | 10 ปี | มาตรา 1198 ของป.พ.พ. | ||||||
| การบัญชี | |||||||||
| บันทึกด้านการบัญชี (มหาวิทยาลัยเอกชน) งบดุล บัญชีกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด (แสดงให้เห็นถึงธุรกรรมของมหาวิทยาลัยและสถานะทางด้านการเงินของมหาวิทยาลัย) | บันทึกด้านการบัญชี | 5 ปี นับจากวันปิดบัญชีประจำปี (ตามกฎหมาย) 12 เดือน นับจากรอบบัญชี (ตามกฎหมาย) 150 วัน นับจากวันสุดท้ายของรอบบัญชี 10 ปีนับจากวันครบกำหนดยื่นแบบรายการแสดงภาษี (แนะนำ) | มาตรา 14 ของ พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 (“พ.ร.บ. การบัญชี”) มาตรา 18 23 65 68 ทวิ และ 69 ของประมวลรัษฎากร พ.ศ. 2481 (“ประมวลรัษฎากร”) และ มาตรา 193/31 ของป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกอย่างเป็นทางการในการตรวจสอบบัญชีของมหาวิทยาลัย (มีรายละเอียดประกอบการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนและการตรวจสอบ หลักฐานที่ได้รับ และข้อสรุป) | การตรวจสอบบันทึกด้านการบัญชี | 10 ปีนับจากวันครบกำหนดยื่นแบบรายการแสดงภาษี | มาตรา 18 23 65 68 ทวิ 69 และ 3 สัตต ประมวลรัษฎากร และมาตรา 193/31 ของป.พ.พ. ดูเพิ่มเติมที่ ประกาศของอธิบดีเรื่องมาตรา 3 นว ของประมวลรัษฎากร (วันที่ 12 มี.ค. 2544) (“ประกาศอธิบดีฯ”) | ||||||
| ข้อมูลทั่วไปเรื่องภาษีที่เกี่ยวข้องกับสถานะของการยื่นภาษีของมหาวิทยาลัยรวมทั้งสมุด บันทึก และผู้เก็บรักษาข้อมูลทั้งหมด | ข้อมูลทั่วไปเรื่องภาษีที่เกี่ยวข้องกับสถานะของการยื่นภาษีของมหาวิทยาลัยรวมทั้งสมุด บันทึก และผู้เก็บรักษาข้อมูลทั้งหมด | 10 ปีนับจากวันครบกำหนดยื่นแบบรายการแสดงภาษี | มาตรา 18 ละ 23 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม บันทึกของการส่งมอบสินค้าหรือบริการ การส่งออกและการนำเข้า ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม ฯลฯ | บันทึกด้านภาษี | 5 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) | มาตรา 87/3 ของประมวลรัษฎากร มาตรา 18 ละ 23 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของป.พ.พ. | ||||||
| ภาษีเงินได้นิติบุคคล | บันทึกด้านภาษี | 10 ปีนับจากวันครบกำหนดยื่นแบบรายการแสดงภาษี | มาตรา 18 23 และ 66 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษี มหาวิทยาลัยที่อาจจะต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีไม่ว่ารอบใดๆ จะต้องเก็บรักษาบันทึกนั้นไว้ | บันทึกด้านภาษี | 10 ปีนับจากวันครบกำหนดยื่นแบบรายการแสดงภาษี | มาตรา 18 และ 23 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของป.พ.พ. | ||||||
| ทรัพยากรบุคคล | |||||||||
| ผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกรวมทั้งข้อมูลในหมวดหมู่พิเศษ การตรวจสอบภูมิหลัง | ข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือก | 1 ปีนับจากวันที่ใบสมัครไม่ผ่านการพิจารณา | มาตรา 48 ของประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ พ.ศ. 2468 (“ป.พ.พ.”) | ||||||
| ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก | เอกสารว่าจ้าง | ตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 578 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ข้อมูลของผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก | ข้อมูลในหมวดหมู่พิเศษหรือข้อมูลอื่นๆที่เก็บรวบรวมมาเพื่อตรวจสอบความหลากหลายหากเขตอำนาจศาลของท่านให้การอนุญาต | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ข้อมูลของผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก | ข้อมูลการตรวจสอบภูมิหลังซึ่งอาจรวมถึง/ข้อมูลการตัดสินความผิดทางอาญา | มาตรา 119 ของ พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (“พ.ค.ร.”) มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | |||||||
| บันทึกอัตลักษณ์อย่างเป็นทางการ | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้าง นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 113 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| หมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขอื่นๆ ที่ใช้ระบุตัวตนของประชาชน | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | ไม่มีข้อกำหนดตามกฎหมายที่แนะนำตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน | ไม่มี | ||||||
| รายละเอียดบัญชีธนาคาร | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 113 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสิทธิในการทำงาน | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 113 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ที่อยู่และรายละเอียดการติดต่ออื่นๆ | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 113 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| รายละเอียดการติดต่อสถานที่ทำงาน (รวมถึงตำแหน่งของสถานที่ทำงาน) | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | ตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| รายละเอียดการติดต่อญาติสนิทในกรณีฉุกเฉิน | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | ตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | ไม่มี | ||||||
| บันทึกการเลื่อนตำแหน่ง | บันทึกผลการปฏิบัติงาน บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| คำร้องทุกข์ | บันทึกผลการปฏิบัติงาน บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการลงโทษทางวินัย | บันทึกผลการปฏิบัติงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| การบริหารจัดการการปฏิบัติงาน | บันทึกผลการปฏิบัติงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| การจ่ายเงินโบนัส | บันทึกผลการปฏิบัติงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึก – รายงานเหตุการณ์ | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึก – บันทึกเวลาเข้าออกงาน | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึก – บันทึกการลาพักผ่อนประจำปี | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันจ่ายเงิน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึก – บันทึกการเข้าออกสถานที่ | บันทึกเกี่ยวกับการจ้างงาน | ตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | |||||||
| บันทึกทางการแพทย์ – ความเห็นของแพทย์ | บันทึกทางการแพทย์ | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | ข้อที่ 7 ของกฎกระทรวงเรื่องกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีตรวจสุขภาพของลูกจ้างและส่งผลการตรวจแก่พนักงานตรวจแรงงาน พ.ศ. 2547 (“กฎกระทรวงเรื่องการตรวจสุขภาพ”) มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| รายงานทางการแพทย์ | บันทึกทางการแพทย์ | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | ข้อที่ 7 ของกฎกระทรวงเรื่องการตรวจสุขภาพ มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการปรับเปลี่ยนหรือการปรับตัวในสถานที่ทำงาน | บันทึกทางการแพทย์ | ตลอดระยะเวลาของการจ้างงาน (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| สลิปการจ่ายเงินเดือน | บันทึกเรื่องเงินเดือนและภาษี | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากร พ.ศ. 2481 (“ประมวลรัษฎากร”) และมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||||
| บันทึกของเงินเดือนขั้นต้นและเงินเดือนสุทธิ | บันทึกเรื่องเงินเดือนและภาษี | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการหักเงินเดือน | บันทึกเรื่องเงินเดือนและภาษี | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกเรื่องเงินลดหย่อน (หรือภาษี) ตามกฎหมาย | บันทึกเรื่องเงินเดือนและภาษี | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากรและมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ภาษีและเงินสมทบกองทุนประกันระดับชาติหรือประกันสังคม | บันทึกเรื่องเงินเดือนและภาษี | 2 ปี (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากร และมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| สลิปจ่ายเงินเดือนและบัตรเงินเดือน | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการจ่ายเงิน นับจากวันที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น นับจากวันที่ครบกำหนดยื่นภาษี | มาตรา 114 และ 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/34 ของ ป.พ.พ. มาตรา 18 23 65 68 ทวิและ 69 ของประมวลรัษฎากร และมาตรา 193/31 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| การตัดสินใจหลังการจ้างงาน – การตัดสินใจที่จะโอนหรือย้ายกองทุนเงินสงเคราะห์ | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| ข้อมูลของผู้ที่อยู่ในความอุปการะและผู้รับผลประโยชน์ – ชื่อและนามสกุล ที่อยู่ รายละเอียดบัญชีธนาคาร ฯลฯ | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการตัดสินใจ | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการเปลี่ยนแปลงการจ่ายเงินสมทบ | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกการจ่ายเงินสมทบของนายจ้างหรือเงินสมทบอื่นๆ | บันทึกเรื่องเงินสงเคราะห์ | 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| อนามัยและความปลอดภัย | |||||||||
| การจัดทำเอกสารอนามัยของพนักงานตามมาตรฐาน/กิจวัตร | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) พนักงานกรอกแบบสอบถามเรื่องอาชีวอนามัย บันทึกส่วนบุคคลและบันทึกด้านอาชีวอนามัย นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 115 ของพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (“พ.ค.ร.”) มาตรา 193/30 ของประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ พ.ศ. 2468 (“ป.พ.พ.”) มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| การทดสอบสารเสพติด/แอลกอฮอล์ – การทดสอบสารเสพติด/แอลกอฮอล์ของพนักงาน | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| บันทึกเกี่ยวกับข้อตกลงในการทำงานโดยเป็นไปตามอนามัยของพนักงาน แผนการกลับสู่มหาวิทยาลัยของบุคคล ข้อตกลงเรื่องการปฏิบัติต่อบุคคล ระดับของความไม่สามารถทำงาน การปรับเปลี่ยนสถานที่ทำงานตามที่กำหนดไว้ ฯลฯ | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | 2 ปี (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 115 ของ พ.ค.ร. มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ. | ||||||
| นโยบายเกี่ยวกับอนามัยและความปลอดภัย – นโยบาย ระบบ ระเบียบปฏิบัติ มาตรฐาน แนวทาง | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | ไม่มี | ||||||
| รายงานการตรวจสอบ การประเมินระบบและกระบวนการของธุรกิจ ซึ่งถูกนำมาวัดค่าโดยเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้ เพื่อทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | ไม่มี | ||||||
| การแจ้งให้ทราบถึงเหตุการณ์ – การแจ้งให้ทราบถึงเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับอนามัยและความปลอดภัยที่เกิดขึ้นจาก/เกิดขึ้นในระหว่างการทำธุรกิจ (เช่น การเสียชีวิต การบาดเจ็บหรือการเจ็บป่วยอย่างร้ายแรงของบุคคล/อุบัติเหตุที่เป็นอันตราย) | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ (แนะนำ) 10 ปี (แนะนำ) เพิ่มไปอีก 10 ปีหากมีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย (แนะนำ) นับจากวันเกิดเหตุ นับจากวันที่มีการเริ่มฟ้องร้องตามกฎหมาย | มาตรา 193/30 ของ ป.พ.พ. มาตรา 193/32 ของ ป.พ.พ | ||||||
| รายงานการสอบสวน – รายงานการสอบสวนที่ประกอบไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับอุบัติเหตุ/เหตุการณ์ไม่คาดฝันที่เกิดขึ้น | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | ไม่มี | ||||||
| การประเมินความเสี่ยงที่ได้รับการดำเนินการโดยเป็นไปตามกฎหมาย การประเมินความเสี่ยงต่ออนามัยและความปลอดภัยของพนักงานในสถานที่ทำงานตามที่กฎหมายกำหนดไว้/ความเสี่ยงต่ออนามัยและความปลอดภัยของบุคคลที่ไม่ใช่พนักงานของนายจ้างอันเกิดขึ้นจากหรือมีส่วนเกี่ยวข้องกับการกระทำของนายจ้างหรือความรับผิดชอบของนายจ้าง | บันทึกเรื่องอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | ไม่มี | ||||||
| บันทึกและรายงานการประชุมการปรึกษาหารือกับตัวแทนด้านความปลอดภัยและคณะกรรมการ ซึ่งจะรวมถึงรายงาน ปัญหา สถิติ คำแนะนำ ผู้ที่ให้คำแนะนำและดำเนินการ บทนำสู่มาตรการใดๆ ซึ่งอาจส่งผลต่ออนามัยและความปลอดภัยในการทำงานเป็นอย่างมาก การวางแผนเรื่องการฝึกอบรมด้านอนามัยและความปลอดภัย | จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | ไม่มี | |||||||
| เทคโนโลยีสารสนเทศ | |||||||||
| ข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ | ความมั่นคงปลอดภัยด้านไอที | 90 วัน (ตามกฎหมาย) 2 ปี (แนะนำ) นับจากวันที่มีการป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ | มาตรา 12 (1) และ (2) ของประกาศของกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง หลักเกณฑ์การเก็บรักษาข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการ พ.ศ. 2564 | ||||||
| บันทึกการประชุมออนไลน์ของคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นของมหาวิทยาลัย | ความมั่นคงปลอดภัยด้านไอที | 90 วัน (ตามกฎหมาย) จนกว่ามหาวิทยาลัยจะเลิกกิจการ | พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ข้อที่ 7 ของประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 | ||||||